Corporate Secretary - oleh : Wijaya Kusuma.S (18 mei 2011)

Company Secretary adalah posisi senior di perusahaan swasta atau organisasi public, yang biasanya dalam bentuk posisi manajerial atau yang di atas. 

Secretary berasal dari secretaries (bahasa latin) yang berarti“secret” menjaga keberhasilan. Selayaknya seorang Sekretaris, seorangCorporate Secretary atau Sekretaris Perusahaan harus menjaga segala informasi mengenai perusahaan sebelum informasi tersebut disampaikan ke masyarakat. Bagi seorang Corporate Secretary “SECRET is MOST IMPORTANT”.

Corporate Secretary memiliki peranan kunci dalam pelaksanaan Corporate Governance, khususnya pada perusahaan publik dan emiten di bursa. Ini tidak dapat dipungkirikarena posisi dan tugas yang dipikul Corporate Secretary sangat strategis dan menentukan. Namun, di Indonesia banyak masyarakat sebagai stakeholdersperusahaan, termasuk perusahaan itu sendiri, belum menyadari strategisnya peranandan fungsi Corporate Secretary.

Pada dasarnya seseorang company secretary memiliki 4 tugas utama, yaitu:

1. Office of The Board

- Memastikan ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh dewan komisaris dan dewan direksi.

- Memastikan kehadiran peserta rapat.

2. Compliance

- Menyampaikan semua kebijakan dan peraturan perusahaan terhadap seluruh staf perusahaan.

3. Investor Relations

- Memastikan informasi diterima oleh Dewan Direksi dan Dewan Komisaris tepat waktu.

- Menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh pemegang saham.

4. Corporate Communications

- Membantu pelaksanaan program perusahaan.

- Membangun citra positif perusahaan.

Dari sisi governance structure, fungsi Corporate Secretary merupakan kepanjangan fungsi Direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi. 

Pedoman Umum GCG 2006 yang diterbitkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance menetapkan lima fungsi direksi, yaitu: 

(1) kepengurusan 

(2) manajemen risiko 

(3) pengendalian internal

(4) komunikasi

(5) tanggung jawab sosial. 

Masuk dalam fungsi komunikasi tersebut, terdapat peran Corporate Secretary, yaitu untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders. Corporate Secretary bertanggung jawab kepada Direksi dan laporan pelaksanaan tugasnya juga disampaikan kepada Dewan Komisaris.

Berikut merupakan tugas pokok dari seorang corporate secretary :

1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan. 
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan. 
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi. 
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal. 
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan. 
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu perusahaan. 
9. Menyiapkan laporan  perusahaan sesuai  ketentuan yang berlaku. 
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan yang telah ditetapkan. 
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan. 
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan tepat waktu.

Pribadi Company Secretary yang baik meliputi :

1. mampu menganalisis dan memecahkan masalah.
2. manajemen dan keterampilan organisasi.
3. keakraban dengan teknologi informasi
4. kebijaksanaan ketika berhadapan dengan informasi rahasia
5. pemahaman tentang sistem hukum karena mempengaruhi bisnis
6. baik dalam komunikasi dan keterampilan interpersonal

HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI : 

1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi. 

2. Sekretaris Perusahaan membawahi :

• Kepala Bagian Hukum
• Kepala Bagian Humas & Sekretariat
• Kepala Bagian Manajemen Informasi
• Kepala Bagian Manajemen Mutu